Seguimos un coche de ejemplo, un Porsche 911 Carrera 4S de 2021, desde que su dueño lo trae a tasar hasta que GTCars lo entrega a su nueva compradora. Así se ve dónde se atasca la operativa de un compraventa de coches de lujo con varias sedes, y qué puede resolver Brain desde Telegram conectado al ERP, al Excel de stock, a Walcu, al programa de imágenes y a Contasol.
La simulación está pensada para GTCars, pero las sedes, las personas, los coches, las fechas, los tiempos y los importes son ficticios. La operativa está modelada con el funcionamiento habitual de un compraventa de vehículos de ocasión de alta gama en España, y cada paso incluye la pregunta para validarlo con el equipo.
Brain en Telegram, departamento por departamento
Cada persona escribe a Brain desde su Telegram, y Brain responde con lo que su puesto puede ver y hacer. Elige un departamento y un ejemplo para verlo en la pantalla, o añade los vuestros: se guardan en este navegador y se pueden copiar para la reunión.
Trazabilidad desde la matrícula
Una cámara en cada acceso lee la matrícula y Brain apunta el evento en la hoja de vida del coche: dónde está, desde cuándo y por qué se ha movido. Pulsa cada evento del 911 para ver qué se detecta, qué hace Brain y qué recibe el equipo en Telegram.
Cómo funciona
- La cámara lee la matrículaCámaras de lectura en los accesos de cada sede, en la puerta de la campa y en el box del taller. Cada lectura trae matrícula, hora, cámara y foto.
- Brain la reconoceLa cruza con el stock, las citas de Walcu y los traslados y pruebas programados. Si no es de ningún coche ni de ninguna cita, la descarta.
- Se apunta el eventoEntrada, salida, box, prueba o entrega queda en la hoja de vida del coche, y la ubicación cambia sola en el ERP y en el Excel.
- Avisa si algo no cuadraSalidas sin traslado ni prueba, pruebas que se alargan, coches que llevan días sin moverse o lecturas dudosas.
- Una persona confirmaCon un toque en Telegram. Lo que la cámara no ve, como llaves, kilómetros o daños, lo cuenta quien estaba allí.
Reglas y límites
El bastidor manda
La matrícula sirve para reconocer el coche en las cámaras; su identidad es el bastidor. Si cambia la matrícula, por ejemplo al matricular en España un coche importado, la hoja de vida sigue entera.
Lo que la cámara no ve
Coches que llegan en camión portavehículos o grúa, sin matrícula o con placa extranjera o provisional, o con la placa sucia. Esos movimientos se registran por Telegram o leyendo el bastidor.
Privacidad
Las matrículas que no son del stock ni de una cita se descartan al momento. Las imágenes se borran en un mes como máximo, salvo que hagan falta para acreditar un incidente, y cada acceso lleva su cartel informativo.
Coches, no personas
La cámara sigue coches. Brain no mide a nadie por sus lecturas, y el equipo, y en su caso sus representantes, se informan antes de instalarla.
El stack de GTCars
Once sitios por los que pasa la vida de un coche; el último, las cámaras de matrícula, es una propuesta. Cada fila es una herramienta y cada columna un paso del recorrido del 911. Hoy, el número indica cuántas veces alguien la toca a mano en ese paso; con Brain, si Brain lee, escribe o hace las dos cosas. Pulsa una herramienta para ver qué hace falta para conectarla, o un paso para ir a él.
Lo que cuesta un coche parado
Cada día que el 911 está en stock cuesta dinero aunque nadie lo mire: financiación, depreciación, seguro y espacio, unos 38 € al día en este ejemplo. Brain no trae al comprador antes, porque eso lo decide el mercado; lo que acorta son los días que dependen de GTCars. Pulsa cada tramo para ver qué pasa.
Margen antes de impuestos y comisiones. Todas las cifras son ilustrativas.
Lo que no se ve en el Excel
Los cinco atascos críticos
De los diez pasos, cinco concentran el riesgo. Dos son de datos: el coche se teclea en cuatro sitios y su ubicación vive en un Excel. Dos son de tiempo: la preparación no tiene fecha y el anuncio tarda en salir. Y uno es de dinero: el descuento se decide sin el margen real y el coche reservado sigue anunciado.
Cómo encaja Brain en GTCars
Brain no sustituye al ERP, a Walcu ni a Contasol, y no cambia cómo trabaja cada equipo con sus clientes. Se sienta en Telegram, donde escribe el equipo, y conecta lo que cuenta cada persona con lo que hay en los sistemas de GTCars.
Quién escribe por Telegram
- ComercialesConsultan stock, registran visitas y piden ofertas
- ComprasTasan, compran y dan de alta los coches
- Taller y trasladosMandan partes, fotos, ubicaciones y llaves
- MarketingRevisa y aprueba anuncios y campañas
- AdministraciónPagos, facturas, gestoría y Contasol
- GerenciaAprueba precios, compras y descuentos, y prepara el pulso semanal
Capa de conocimiento operativo del concesionario
Fotos, notas de voz, bastidores, fichas técnicas, partes del taller, albaranes y documentos de compra y venta, y sabe de qué coche es cada uno.
Dónde está cada coche y en qué estado, lo que ha costado, lo que GTCars ha vendido antes y a qué ritmo, las reglas de precio y el mandato de descuento de cada comercial.
Tasaciones con comparables, altas en los sistemas, hojas de preparación, borradores de anuncios, margen por coche, listas de entrega y ficheros para Contasol.
Sistemas de GTCars
- ERP propioFichas, compras, ventas, costes y facturas
- Excel de stockUbicación, estado y precio de cada coche
- WalcuLeads, tasaciones y seguimiento comercial
- Imágenes y campañasFotos, plantillas y piezas para redes
- Portales y webcoches.net, Autoscout24, mobile.de y la web
- ContasolContabilidad en local, alimentada con ficheros
Los avisos programados, como el pulso del lunes, los coches con más de 45 días, las entregas de la semana o los costes sin asignar, corren como agentes sobre el mismo conocimiento, con Hermes como motor de ejecución. Los clientes no escriben a Brain por Telegram: siguen en Walcu y en los canales de siempre.
Por dónde empezar
Tres fases, cada una con una métrica que se puede medir desde el primer día. El orden sigue a los atascos: primero que todos sepan dónde está cada coche, después acortar el camino al anuncio, y al final el margen.
Antes de la fase 1
Saber qué permite el ERP propio (API, acceso a base de datos o importación de ficheros), dónde vive el Excel de stock y quién lo edita, qué integración ofrece Walcu, cómo salen hoy los anuncios a los portales y qué ficheros admite la versión de Contasol que usa administración. Crear un bot de Telegram de GTCars con la lista de personas y lo que puede ver y hacer cada rol, y escribir qué decide siempre una persona: precios, descuentos, compras, pagos y textos que salen a clientes. Conviene empezar con una sede, la campa y unos quince coches, y no con todo el stock a la vez.
Qué sabemos y qué suponemos
Separar lo que fija la norma de lo modelado es lo que convierte esta simulación en una guía para la primera reunión.
Lo que fija la norma
- Un profesional que vende un coche usado a un consumidor responde de su conformidad. En bienes de segunda mano se puede pactar un plazo menor que el general, pero nunca inferior a un año (Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios).
- Un compraventa puede aplicar el régimen especial de bienes usados, en el que el impuesto se calcula sobre el margen: IVA en la Península y Baleares, IGIC en Canarias.
- La compra de un coche usado a un particular por un compraventa profesional, para revenderlo, está exenta del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales de forma provisional, si lo revende en el plazo de un año.
- Cuando una de las partes actúa como empresario o profesional, no se pueden pagar en efectivo 1.000 € o más (Ley 7/2012, con el límite fijado por la Ley 11/2021).
- Quien compra un vehículo tiene que solicitar el cambio de titularidad a la DGT en el plazo de 30 días (Reglamento General de Vehículos).
- Los datos de clientes y vendedores están protegidos por el RGPD: cada persona del equipo solo debe ver lo que necesita para su trabajo.
- Las imágenes de videovigilancia se suprimen en un mes como máximo desde que se captan, salvo que hagan falta para acreditar un incidente, y cada zona vigilada necesita un cartel informativo (Ley Orgánica 3/2018, artículo 22). Antes de usar cámaras en el lugar de trabajo hay que informar al equipo y, en su caso, a sus representantes (artículo 89).
Hipótesis del modelo
- GTCars compra y vende coches de lujo de ocasión desde varias sedes, con una campa y un taller de preparación. Los nombres de sedes, personas y coches son inventados.
- El Excel de stock es la referencia diaria de ubicación, estado y precio, y se actualiza a mano.
- El ERP propio guarda fichas, compras, ventas y facturas; no está conectado con el Excel.
- Los leads de portales y web entran en Walcu; las tasaciones se registran solo a veces.
- Los anuncios salen en coches.net, Autoscout24, mobile.de y la web, y las piezas para redes se hacen con el programa de imágenes y campañas.
- Contasol está instalado en un ordenador de la oficina y se alimenta a mano a final de mes.
- El equipo se coordina por mensajería y llamadas. Brain usaría Telegram, con un bot de GTCars y permisos por rol.
- Tener el 911 parado cuesta unos 38 € al día entre financiación, depreciación, seguro y espacio.
- Hoy no hay cámaras de lectura de matrícula. Se instalarían en los accesos de cada sede, en la puerta de la campa y en el box del taller, y la mayoría de los coches del stock llevan matrícula española.
- Todas las fechas, cifras e importes del recorrido son ficticios.